ビジネスレター（Busines letter）

続いての英語の手紙は3. ビジネスレター(Business letter)です

ビジネスレターとは会社間あるいは個人と会社の間においてやりとりする文書のことを言います。具体的には、商品の発注、請求書の発行、お礼状などの社外文書や、会社の組織変更、人事通達といった社内文書があり、その用途は非常に幅広いものです。これは仕事上で英語の文書を扱う人にとって避けては通れないものです。一般的な英語の手紙と並んで皆さんが書く機会の多い文書と言えるかもしれません。ビジネスレターは基本的には便箋に書き、封をして郵送で相手方に送るものですが、最近ではEメールに手紙を添付するというやり方が多く見られます。これはやはりビジネスにおいてEメールが迅速で便利であるという点から選ばれている手段なのでしょう。

ビジネスレターには決められた書式や表現がある場合がほとんどです。書き出しや最後の挨拶などは定型に従って書く方が望ましいでしょう。最も重要な本文については、その手紙の用途によって書き方が変わってきます。例えば相手企業と交渉を行い、こちらの意見を通したいという際にはできるだけ要望を聞き入れてもらえるような表現の工夫が必要です。また、請求書の発行や相手への催促の場合には失礼の無いように、しかしこちらの主張をきちんと伝えなければなりません。従ってビジネスレターを作成するためにはある程度の練習と慣れが必要かもしれません。ビジネスレターの書き方や例文については後ほど詳しく説明します。